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エクセルで作る簡易データベースの鉄則
中央救助1君が愛弟子であることは以前にもブログで取り上げたと思うのですが、
東三指令くんも先日弟子入りしました!

やり取りをしている中で、説明不足な箇所があることに気づいたので
今回補足という形で新たに記事を作成することにしました!(笑)

前提条件としてエクセルの基本操作はできるものとして進めていきますのであしからず。

20121124データベース

作り始める前にデータベースの鉄則だけ押さえておきましょう!
☆鉄則1.表記の統一☆

いつも言っていることですが、表記の仕方は統一しましょう。
表記の方法がまちまちだと抽出できるものもできなくなります。
そのためにもできる限り早い段階で表記の方法を決めるほうがいいです。
たとえば、「○消防署△消防出張所」や「○消防署△出張所」といった感じです。

自分なりのルールで構わないのできちんと決めてから入力しないと
後でやり直しする羽目になりますよ(笑)

ちなみに今回は何か所わざと表記の仕方を混ぜている箇所があります。
それがどこで何がどう違うのか。は言うまでもないですね(笑)
(見た目にもやっぱりそろえているほうがきれいですしね)


☆鉄則2.エクセルに認識させる☆

エクセルでデータベースを作るときは上下各1行と左右の1列は"空白"で
開けておくことが鉄則です。
(サンプルでは水色の塗りつぶしたところです。本来は塗りつぶしもしません。)

また、タイトルの部分は実際のデーターの部分と区別することも必要です。
サンプルで言うと、緑色で塗りつぶして太字にしている部分です。

もし、タイトルをつけたい場合は水色の上の部分なら付けても大丈夫ですよ。
水色の部分はセルの高さを狭めてやれば高さを気にする必要もないですしね。

細かいことは抜きにしてそういうもんだと覚えておいてください(笑)


☆鉄則3.1マスに1つの情報☆

1マスに一つの情報が鉄則です。
一つ以上の情報を入れると混乱の原因になります。
必要に応じてどんどん専用の列(フィールド)を作っていきましょう!

どんなタイトルを付けて、どういうルールで入力するのかに決まりはありません。
ご自身が使いやすいと思う分類で入力されたらいいと思います。


☆鉄則4.1行(横方向)で完結させる。☆

車両1台につき1行が基本です。
入力するデータ(項目)が多いからと2行・3行に分けるというのは
データベースの基本から外れます。
横方向にはどんなに伸びてもかまいません。必ず1台につき1行で完結させましょう。


と鉄則ばかりを書いていてもわかりにくいので、ここで分かりやすい例を出してみますね。
ケータイの電話帳を思い出してみてください。
電話帳1ページにつき一人分の様々な情報を登録しますよね。
名前、フリガナ、電話番号、メルアド、誕生日・・・etc。

メルアドのところに誕生日も一緒に登録するなんてことはできないですし、
しないですよね。
鉄則3はこういうことです。

鉄則4は、電話帳1ページに相当するのが1行だと
考えてもらうとわかりやすいかな?

勘がいい人ならもうお分かりですよね。
実はこの電話帳も立派なデータベースと呼べるんですよ!(笑)

データベースと聞くとどうしても身構えてしまいそうですが、
ぶっちゃけて言ってしまえば情報をまとめた表にすぎません(笑)

中にはエクセルって言うだけで”難しい”と身構えてしまう人もいるかもしれません。
でも、今回は一切関数は使っていませんよね。

エクセルというソフトが用意してくれた表の中にデータ(文字)を
ブログやコメントを書くように打ち込んでいくだけのごくごく簡単な作業なんですよ。

もちろん、関数を使えば様々なことができますがそれは今は置いときましょう。

”文字を入力するだけ”で”情報を整理できる”とすれば
敷居が低く感じられませんか?(笑)

パソコンは「習うよりも慣れろ」が一番です。
このブログで紹介できる技術には当然限度があります。
自分自身のスキルアップも兼ねて一度チャレンジしてみませんか?

もっと詳しいことが知りたい!という人はブログ内の「消防図鑑プロジェクト」の
カテゴリを見てみてください。

探してみるとわかりやすく解説しているHPがあったので載せておきます。
http://www.becoolusers.com/excel/excel-database.html
書店や図書館にも色々な本が置いてあるので
興味がある人は一度手に取ってみるのもいいかもしれませんね。
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コメント
いやあ、まだまだ勉強せねば・・・

今回も参考になることばかりです!

今までの復習も兼ねてゆっくりもう一度読んでみたいと思います
2012/11/24(Sat) 18:15 | URL | 中央救助1 | 【編集
>中央救助1様
しっかりと勉強していいデータベースを作ってください!^^。
2012/12/11(Tue) 18:48 | URL | デジタル人間 | 【編集
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