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データベース構築 虎の巻最終章
さて、少し間が空いてしまいましたが虎の巻の続きです。
今回は、「フィルタ」という並び替え・抽出・検索ができる機能です。

今回はエクセル2007を用いて解説するため、2003や2010をお持ちの方は画面レイアウトや名称、機能の有無など
で違いがあるかと思います。何卒ご了承をお願いします。

今回使用するサンプルレコードはこれです。
20110616解説1

フィルタを設定するのは、フィールドタイトル(色が着いたセルの部分)です。
フィールドタイトルを選択し、データ→並び替えとフィルタ→フィルタをクリックすると
フィールドタイトルのそれぞれのセルの右側に下向きの矢印のようなものが付きます。
と同時に、リボンのフィルタにオレンジ色の背景色が付き使用してることを示します。
今回はポンプ車だけを抽出してみます。

今はすべてのレコードが表示されている状態なので、すべての車種にチェックが入っています。
これをポンプ車だけにチェックが入っている状態にしたいので以下のように操作します。

20110616解説2


1.車両名のセルにある下向き矢印をクリックしてサブメニューを表示させます。
2.「(すべての選択)」をクリックしてチェックをすべて外す。
3.抽出したいポンプ車だけにチェックを入れてOKボタンを押して終了。

以上です。どうですか?ポンプ車が入力されているレコードだけが表示されませんか?
こういう風になるはずです。

20110616解説3


今の画面の状態は、抽出されていないレコードを隠している状態なのでデータが消えたというわけではありません。

この抽出条件を解除したい場合にはすべての選択を再度クリックしてやる方法もありますが、
リボン内の「クリア」を押しても抽出条件を元に戻すことができます。

参考資料としていくつかHPを載せておきます
マイコミジャーナル すべてがわかるOffice2007大百科
http://journal.mycom.co.jp/special/2007/office2007/062.html

AllAbout ビジネス
http://allabout.co.jp/gm/gc/297743/

そしてデータが入力出来て、抽出もできたら印刷をしてみたいですよね。

僕が勝手に「なんちゃってA3」と言っている印刷方法をご紹介しますね。
どうしてもA4に収まらないけど大きいプリンタがない!って時に便利な方法ですよ。

操作はとっても簡単です。
A4用紙(縦向き)で見開き2枚分の中に横方向のデータ(フィールド)が収まるようにしてください。
(A4を倍にした大きさがA3です。つまりA4用紙を見開きに2枚置いたことでA3サイズと同じになります。)
20110616解説4

レコードが多いのは全く問題ありません。印刷枚数を増やせば解消できます。

あとは、A4用紙で片面印刷してクリアブックなどに入れたら完成です。
クリアブックの場合は一ページ目はA4用紙を二枚見開きで入れられないので飛ばしてくださいね。
裏からテープで張り合わせてもいいですね。


最後にお知らせです。
ブログタイトルでお気づきの方もおられると思います。

今回をもってエクセル簡易データベースの特集を終了したいと思います。
というのもこれ以後はどうしても関数を使う応用になり難しくなると判断したからです。

管理人自身、関数を使うことはできても、まだ分かりやすく解説するだけの知識や技術を
持ち合わせていないので終了することを決断させて頂きました。

素人の分かりにくい解説にお付き合い頂きましてありがとうございました。
今後も京都消防の最新情報などは引き続きお届けしますので、今後もよろしくお願い致します。
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コメント
最終章……だと?
俺は、パワーアップした第2部がある事に期待するぜ。

そして、その知識を全て俺に授けてくれたら、うれしいなって。
2011/06/17(Fri) 00:50 | URL | きむ×2 | 【編集
きむ×2
第2部?だと・・・・。
俺にそんなことができるのかぁ・・・・?
2011/06/24(Fri) 20:03 | URL | デジタル人間 | 【編集
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